Guía tributaria para nuevas PYMES en Costa Rica
El primer paso para iniciar una actividad comercial en este país es registrarse como contribuyente ante el Ministerio de Hacienda, el cual, corresponde a la entidad responsable de la recaudación de impuestos y de establecer las obligaciones fiscales de cada empresa. Este registro puede realizarse como persona física o jurídica, dependiendo de las necesidades y preferencias del solicitante.
El proceso se lleva a cabo con la asistencia de un contador, quien completa los formularios que incluyen datos como la ubicación de la entidad, los representantes legales, los medios de notificación y el código de la actividad comercial que se desarrolla.
Desde el momento en que la empresa queda registrada en el Ministerio de Hacienda se adquieren compromisos y responsabilidades que deben cumplirse. Algunas de las más significativas son las siguientes:
1- Formulario D104 Impuesto al Valor Agregado (IVA)
En este formulario se deben reportar todos los ingresos por ventas obtenidos durante el mes anterior. Por ejemplo, antes del 15 de diciembre se deben declarar las ventas realizadas del 1 al 30 de noviembre.
Cada venta debe incluir el cobro del IVA y ese monto debe pagarse al Ministerio de Hacienda en la fecha de la declaración. También se deben registrar los gastos del mes declarado y calcular cuáles son considerados créditos fiscales. Si los gastos incluyen pagos de IVA pueden deducirse del monto total a pagar. Algunos ejemplos de gastos deducibles con IVA son compras de mercancía, pagos de servicios públicos (agua, luz, internet), alquiler y artículos de limpieza.
Periodicidad
La declaración debe realizarse de manera mensual, siempre antes del día 15 de cada mes. Si el día 15 cae en un fin de semana o feriado, se debe presentar el siguiente día hábil.
Forma de presentación
El formulario D104 es completado y enviado por un contador a través de la plataforma virtual del Ministerio de Hacienda.
Pago del impuesto
Para que lo comprenda de mejor forma, piense que por ejemplo, su empresa vende productos por un total de $1,000, entonces, debe cobrar un 13% de IVA, lo que equivale a $130 que se deben pagar al Ministerio de Hacienda. Sin embargo, si durante ese mes la empresa tuvo gastos por $500, pagando $65 de IVA a sus proveedores, solo deberá abonar la diferencia, es decir, $65. El contador se encarga de realizar este cálculo.
Nota
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Si no se presenta la declaración en la fecha indicada, la empresa puede enfrentar una multa cercana a los 250,000 colones.
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Si el pago del impuesto no se efectúa dentro del plazo, se aplicará un 1% de interés por cada mes de atraso.
En esta declaración se deben incluir todos los ingresos, costos y gastos que la empresa haya registrado durante el año fiscal (del 1 de enero al 31 de diciembre). El objetivo es calcular la utilidad anual sobre la cual se aplicará el porcentaje correspondiente de impuesto sobre la renta, determinando así el monto a pagar al Ministerio de Hacienda.
Periodicidad
Esta declaración se realiza anualmente, con un plazo que va desde el 1 de enero hasta el 15 de marzo como fecha límite.
Forma de presentación
El formulario D101 debe ser completado y presentado por un contador profesional a través de la plataforma virtual del Ministerio de Hacienda.
Pago de impuesto
Las tasas de impuesto sobre la renta para personas jurídicas varían entre el 10%, 15%, 20% o 25%, según las utilidades de la empresa. El porcentaje aplicable se actualiza cada año en función de los ingresos totales obtenidos. Para el 2024, estos son los porcentajes vigentes.
En el caso de las personas físicas gozaran de un margen exento y posterior se aplicará un porcentaje gradual sobre sus utilidades, pudiendo utilizar diversos beneficios fiscales como créditos familiares.
Nota
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En caso de incumplir con la presentación en la fecha establecida la empresa tendrá que asumir una multa que puede llegar a ser próxima a 250.000 colones.
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Si la empresa no realiza el pago del impuesto en la fecha establecida se cobrará un 1% de intereses por cada mes de atraso.
2- Formulario D101 Impuesto sobre la renta
3- Pago de impuesto a las personas jurídicas en Costa Rica
Periodicidad
El pago se realiza una vez al año, una vez que ha concluido el periodo fiscal en el país.
Forma de presentación
No es necesario presentar un formulario, ya que el Ministerio de Hacienda calcula automáticamente el impuesto utilizando la información proporcionada en la declaración anual de renta.
Forma de pago
Este impuesto se paga en función de un porcentaje basado en el salario base definido anualmente por el Ministerio de Hacienda. El porcentaje aplicable varía según los ingresos anuales de la empresa.
Nota
El atraso en el pago de este impuesto adicional de generar intereses mensuales impediría a la empresa realizar algunos tramites ante el registro nacional.
Otros deberes tributarios
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Emitir factura electrónica a cada cliente por las ventas realizadas. Para generar estos comprobantes, es recomendable utilizar un sistema tecnológico computarizado autorizado por el Ministerio de Hacienda.
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Mantener una contabilidad formal que registre todas las transacciones de manera adecuada. Esta contabilidad debe conservarse por hasta 5 años, ya sea en las instalaciones de la empresa o en un servidor electrónico.
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Tener actualizados los datos de la empresa ante el Ministerio de Hacienda.
Otros impuestos a considerar
Para operar legalmente en el país, la entidad debe contar con todos los permisos necesarios. Entre los más importantes están las patentes municipales, los permisos de funcionamiento de salud, las pólizas de riesgos laborales y el cumplimiento de las cargas sociales ante la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS). Además, es importante considerar el registro de la marca que la empresa desea establecer.
En caso que desee saber sobre beneficios y exoneraciones, el Banco Nacional brinda una guía sobre este aspecto. Si desea la guía puede dar click aquí.
Impuestos Municipales
La patente comercial obliga a realizar un pago trimestral de impuestos municipales. La municipalidad calcula este impuesto con base en la información declarada en el impuesto sobre la renta, tomando en cuenta los ingresos brutos y la utilidad neta del periodo fiscal anterior. Para el primer año fiscal, es posible que el cálculo se haga utilizando estimaciones de un contador o considerando los activos de la empresa y otros factores. Un ejemplo sería el caso del cantón de San Carlos.