1- Empiece con el balance general
El balance general es el fundamento de la administración de sus finanzas. Funciona como una instantánea de la situación financiera de su empresa. Le ayuda a llevar el rastro del capital y le ofrece una proyección del flujo de caja en los años futuros.
El balance general le ayuda a justificar costos, como los de empleados y suministros. También le ayuda a controlar los bienes, las obligaciones y el capital social. Puede tener mejor perspectiva si separa y analiza segmentos de su empresa, como comparar las ventas en línea y en persona.
Análisis de costo-beneficio
Examinar de cerca el dinero que entra y el que sale ayuda a mantener un equilibrio saludable entre pérdidas y ganancias. Desde el desarrollo y las operaciones, hasta los costos recurrentes y no recurrentes, es importante categorizar los gastos en su balance general.
Después puede llevar a cabo un análisis de costo-beneficio para ponderar las fortalezas y debilidades de una decisión comercial, y poner en contexto los posibles beneficios recurrentes y la reducción de costos.
El balance general es una técnica para tomar decisiones no críticas de una forma relativamente rápida y fácil. Consiste sólo en sumar el total de las ganancias y el total de los costos durante un periodo determinado, para luego restar los costos de las ganancias y determinar así el éxito en términos monetarios. Esto puede resultar útil al contratar a otro empleado o a un contratista independiente.
Por ejemplo, digamos que quiere decidir si coloca mesas afuera de su restaurante de salchichas, Haute Dog. Usted calcula que las mesas nuevas le representarán $5,000 en ingresos adicionales al año. Pero el permiso para las mesas externas cuesta $1,000 al año, y además tendría que gastar $2,000 para comprar las mesas y sillas. El análisis de costo-beneficio revela que debe agregarlas, ya que los beneficios adicionales ($5,000 en ventas nuevas) superan los costos ($3,000 en gastos por permisos y equipo).
Contabilidad financiera
Se encarga de llevar un registro de los movimientos financieros de una empresa y de presentarlos en informes como el estado de resultados y el balance general. La información que proporciona esta contabilidad es útil tanto para la empresa como para inversores y entidades bancarias.
Los principales usuarios de este tipo de contabilidad son los accionistas, inversores y bancos, ya que influye en la toma de decisiones; también es útil para la gerencia y empleados de la empresa, ya que pueden conocer el estado financiero de la misma y detectar posibles problemas.
Contabilidad de costos
Identifica el costo de producción de cada producto para poder fijar un precio que permita obtener ganancias. Dentro de sus objetivos están el determinar el costo de un producto o servicio, controlar estos para mejorar la rentabilidad y la competitividad de la empresa, y tomar decisiones informadas sobre la producción y los precios.
Esta se diferencia de la contabilidad financiera, porque se enfoca en el costo de producción de un producto o servicio, mientras que la contabilidad financiera se enfoca en el registro de los movimientos financieros de una empresa en general.
Contabilidad administrativa
Se encarga de medir, analizar y reportar la información financiera de una empresa a nivel interno, con el objetivo de mejorar su eficiencia y productividad. Está enfocada en la toma de decisiones de la gerencia y no en informes financieros para terceros.
Su función es proporcionar información relevante y útil a la gerencia para que así puedan tomar decisiones informadas sobre la gestión de la empresa; busca la mejora de procesos, lo que puede generar ahorros y aumentar la rentabilidad de la empresa.
Contabilidad fiscal
Es necesaria para cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias establecidas por la ley de nuestro país. Su objetivo principal es calcular y declarar los impuestos adeudados a las autoridades fiscales. Su función tiene que ver con el registro, análisis y presentación de la información financiera y contable en cumplimiento con las normativas fiscales vigentes.
Por lo tanto, entre sus funciones está la de calcular los impuestos (impuestos sobre la renta, IVA, entre otros); declaración y presentación de informes fiscales, ya sean mensuales, trimestrales o anuales, según corresponda; asegurarse de que las operaciones y transacciones realizadas cumplan con las disposiciones fiscales, y analizar y aprovechar las deducciones, exenciones y beneficios fiscales disponibles para reducir legalmente los impuestos a pagar.
2- Tipos de Contabilidad
3- Contabilidad en Costa Rica y Requisitos Tributarios de Empresas
Costa Rica ofrece una excelente oportunidad para la inversión y la reubicación de empresas, destacándose por una próspera industria turística y un constante crecimiento en el sector de la energía limpia, superando récords año tras año.
Como en cualquier país, es fundamental comprender las obligaciones fiscales para empresas e inversionistas que operan en esta nación centroamericana. A continuación, una visión general de los principales requisitos tributarios y contables en Costa Rica.
Requisitos contables en Costa Rica según el tipo de empresa
Existen cinco tipos de empresas en el país: Corporación (C), Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC), Sociedad de Responsabilidad Limitada Individual (ILLC), Sociedad de Nombre Colectivo (CNC) y Sociedad Limitada Simple (SC), sin embargo, las más comunes son:
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Sociedad Anónima (C): sociedad con personalidad jurídica y limitación de responsabilidad de sus accionistas. El capital social se divide en acciones transferibles a terceros.
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Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC): sociedad cuyos socios tienen responsabilidad limitada respecto del capital que aportan.
Recuerde que una empresa contribuyente es la que ha sido inscrita en el Registro Único Tributario del Ministerio de Hacienda y cumple con actividades monetarias y debe declarar y pagar impuestos.
¿Cuál es la estructura tributaria en Costa Rica?
Todas las personas jurídicas deberán pagar un impuesto anual según lo establecido en la Ley 9024 del Impuesto a las Personas Jurídicas. El monto de este impuesto varía según el tipo de actividad comercial y los ingresos de la empresa según el % del salario base.
Las empresas no cotizantes pagan una tasa del 15% del salario base. El mismo monto aplica para las empresas registradas en el RUT que no declaran impuesto a la renta.
Requisitos contables de las empresas en Costa Rica
Obligaciones corporativas
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Mantener actualizados los libros contables y jurídicos(actualmente los libros son digitales).
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Asegurarse de que toda la información relativa a la empresa esté actualizada con el Ministerio de Hacienda.
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Completar el registro de transparencia y beneficiarios finales, que consiste en un sistema informático desarrollado por el Banco Central de Costa Rica, el cual, permite a las personas jurídicas proporcionar la información para registrar a sus participantes.
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Presentación de declaraciones del impuesto al IVA, esta se presenta mensualmente dentro de los primeros 15 días calendario del mes siguiente.
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Presentación de declaraciones del impuesto sobre la renta, esta se presenta desde el mes de enero hasta los primeros 15 días naturales del mes de marzo.
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Conservar los justificantes durante 5 años.
NIC 1. Presentación de Estados Financieros
Esta Norma establece las bases para la presentación de los estados financieros de propósito general para asegurar que los mismos sean comparables, tanto con los estados financieros de la misma entidad correspondientes a periodos anteriores, como con los de otras entidades.
Establece requerimientos generales para la presentación de los estados financieros, guías para determinar su estructura y requisitos mínimos sobre su contenido.
Es importante que tenga en cuenta que una entidad debe aplicar esta Norma al preparar y presentar estados financieros de propósito de información general conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
Finalidad de los estados financieros según NIC 1
Los estados financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de una entidad. El objetivo de los estados financieros es suministrar información acerca de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de una entidad, que sea útil a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar sus decisiones económicas.
También muestran los resultados de la gestión realizada por los administradores con los recursos que les han sido confiados. Para cumplir este objetivo, estos suministrarán información acerca de los siguientes elementos de una entidad:
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Activos
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Pasivos
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Patrimonio
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Ingresos y gastos, en los que se incluyen las ganancias y pérdidas
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Aportaciones de los propietarios y distribuciones a los mismos en su condición de tales
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Flujos de efectivo
Conjunto completo de estados financieros
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Estado de situación financiera al final del periodo.
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Estado del resultado y otro resultado integral del periodo.
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Estado de cambios en el patrimonio del periodo.
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Estado de flujos de efectivo del periodo.
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Notas, que incluyan un resumen de las políticas contables significativas y otra información explicativa.
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Estado de situación financiera al principio del primer periodo inmediato anterior.
Nota: Si desea una guía detallada de cada estado, puede ingresar a la NIC 1 y revisar su explicación correspondiente (a partir de la página 20). En general, puede visitar el Manual de Procedimientos Financieros, el cual, es un proyecto de mejora de la gestión fiscal.
4- Estados Financieros NIC 1
5- Obtenga ayuda contable
Es importante que tenga claro que para tener éxito, le conviene obtener ayuda para su contabilidad. Considere contratar a un contador público certificado, un asistente contable o usar un servicio en línea.
El contador generalmente cuesta más que los servicios en línea, pero puede ofrecerle un servicio más ajustado a las necesidades específicas de su empresa. Un asistente contable puede desempeñar las funciones básicas cotidianas a menor costo, pero no posee los estudios formales de contabilidad de un CPA.
Asegúrese de que alguien pueda manejar lo siguiente:
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Cuentas por cobrar
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Cuentas por pagar
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Efectivo disponible
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Conciliación bancaria